Dla zespołu MINDSTREAM użycie metod zarządzania projektami, które oferujemy w programie szkoleniowym, jest kluczowe. Nie wyobrażamy sobie sytuacji, w której inwestycja w szkolenia nie znajduje swojego zwrotu, w postaci wymiernych korzyści biznesowych.
Dla skutecznego wdrożenia metod zarządzania projektami, proponujemy kompletny program łączący działania szkoleniowe, warsztatowe i doradcze. Te różne działania mogą być ułożone w spójny proces, który doprowadzi organizację do dużej sprawności i skuteczności projektowej.
Proces taki warto zacząć od określania potrzeb. Organizacje w każdym momencie prowadzą zestaw różnych projektów, które mogą mieć różne wymagania metodyczne. Niektóre projekty potrzebują ścisłego planowania a inne – podejścia bardziej elastycznego i zwinnego. Zarówno w podejściu sekwencyjnym (waterfallowym) jak i w podejściu zwinnym (agile), są różne szkoły i filozofie: PRINCE2 i PMI, Scrum i AgilePM. Charakter projektów determinuje najbardziej stosowne podejście projektowe. W pierwszym kroku procesu wdrażania warto więc zmapować cały portfel projektów aktywnych oraz planowanych, tak by określić, w których projektach które metody będą najbardziej sensowne. Oczywiście jest możliwe, że jedno podejście będzie przydatne dla wszystkich projektów. Możliwe jest też podejście hybrydowe, łączące kaskadowość ze zwinnością. Jest to jak najbardziej uzasadnione w obrębie całego portfela projektów prowadzonych przez organizacje.
Potrzeby można zbadać różnymi sposobami: przegląd dokumentów projektowych, ankiety, wywiady indywidualne. Do tego zastawu proponujemy dodać warsztaty, prowadzone przez odpowiednio do tego przygotowanego facylitatora, podczas których zespoły zdefiniują problemy do rozwiązania, poprzez wprowadzenie metodyki zarządzania projektami oraz potrzeby różnych projektów. Z analizy potrzeb wypłynie plan kolejnych kroków, które najpewniej będą obejmować szkolenia dla różnych grup w organizacji, w tym kadry zarządzającej, kierowników projektów, członków zespołów projektowych oraz doradców klienta.
Szkolenia dają dobrą podstawę do pierwszych działań wdrożeniowych. Tu ponownie przydatna jest mapa projektów stworzona w kroku pierwszym. Dla wdrażania warto jest wybrać te projekty, w ramach których można testować metody i techniki zarządzania projektami, popełniać błędy i je korygować, słowem, uczyć się w realnym otoczeniu projektowym, bez nadmiernego ryzyka. Być może nie powinny to być projekty strategiczne lub w inny sposób kluczowe dla organizacji.
Mając wybrane projekty, w ramach których wprowadzamy pierwsze narządza i techniki projektowe, warto znów odwołać się do formuły warsztatowej, i warsztatowo przystąpić do planowania projektów. Zależnie od charakteru projektów, warsztatowo można podejść do gromadzenia wymagań i ich priorytetyzacji, definiowania celów, zakresu i korzyści projektu, analizy ryzyk, planowania projektów w czasie poprzez strukturę podziału prac i harmonogram Gantta, nadawanie zasobów, przeglądu jakości. Warto pamiętać o okresowych spotkaniach retrospektywnych (lub Lessons Learnt, zależnie od przyjętej terminologii).
Gdy mamy już skończone projekty lub gdy osiągnięty jest pewien poziom sprawności projektowej, można przystąpić do kolejnej serii szkoleń. Jeśli na wejściu do procesu były to szkolenia PRINCE2 lub AgilePM na poziomie Foundation to teraz jest miejsce na szkolenia na poziomie Practitioner. Całość należy zamknąć zbiorczą retrospektywą, która pozwoli złapać doświadczenia i odczucia zespołów uczestniczących we wdrożeniu, oraz wyciągnąć wartościowe wnioski dla wszelkich następnych kroków. Kolejną taką retrospektywę warto jest przeprowadzić po kliku miesiącach (od 3 do 6 miesięcy po zakończeniu wdrażania). Na wszystkich tych etapach warto jest korzystać ze wsparcia trenerów MINDSTREAM, wchodzących w rolę konsultanta, facylitatora warsztatów, coacha zespołowego.
Artur Kasza
