MS Project – narzędzie wspomagające zarządzanie projektami
W obecnych czasach bardzo wiele firm realizuje różnego rodzaju projekty. Oparte są na rozmaitych metodykach. Każdą z nich mogą wspierać aplikacje. Najbardziej popularnym programem wspomagającym zarządzanie projektami jest Microsoft Project. Dzięki niemu Project Manager może planować, nadzorować i rozliczać postęp pracy. Niektórzy potrafią przygotować harmonogram w MS Excel jednak nie zawsze zbyt duża elastyczność i możliwość wprowadzania dowolnych informacji jest właściwą drogą do przygotowania harmonogramu. Profesjonalna aplikacja do zarządzania projektami, która ma swoje reguły i zasady może uporządkować projekt i doprowadzić go do sukcesu. MS Project daje możliwość tworzenia harmonogramów, zarządzania zasobami i ich dostępnością. Pozawala śledzić postępy prac i tworzyć raporty.
Wersje MS Project
Aplikacje wspomagające zarządzanie projektami, to już nie tylko desktopowa wersja MS Project, ale również usługi online firmy Microsoft. Firma z Redmond oddaje nam do dyspozycji 3 wersje desktopowe (Project Standard, Project Professional i Project Server) oraz 3 plany Project Online. Dzięki takim możliwościom możemy dopasować do swoich potrzeb dostępne poziomy funkcjonalności oraz koszt jaki będziemy musieli przeznaczyć na ten cel w budżecie organizacji.
Jakie są różnice w wersjach MS Project
Jakie są główne różnice? Opcje desktopowe służą do pracy na pojedynczych komputerach i są płatne jednorazowo przy zakupie. Zmiana wersji wymaga zakupu nowego produktu. Project Online można zainstalować na wielu komputerach, wersja jest zawsze aktualna i umożliwia zapisywanie oraz udostępnianie w usłudze Project Online i SharePoint Online. Opłaty są w formie miesięcznych lub rocznych subskrypcji. Posiada trzy plany różniące się możliwościami oraz ceną.
Project Online pozwala zarządzać całym portfelem projektów. Można mieć wspólna pulę zasobów, dokumentów, można ustawić różne poziomy dostępu do danych. Zarząd może na przykład oglądać harmonogramy i postępy prac przez przeglądarkę. Natomiast wersja desktop to taka aplikacja jak np. MS Excel. Projekty zapisuje się w plikach i wszyscy widzą, co jest w projekcie w momencie, kiedy wyślemy im plik. Nie ma tam obsługi sieciowej. Project desktop może być elementem usługi Project Online
Szczegółowy opis i różnice między wszystkimi wersjami dostępne są na stronie producenta:
Harmonogram Projektu to podstawa
Podstawą każdego projektu i każdej aplikacji wspierającej projekt jest harmonogram. Warto poświecić czas i poprawnie zbudować harmonogram w Microsoft Project, przy wykorzystaniu wszelkich jego najważniejszych funkcjonalności. Pozwala to wówczas czerpać z niego bardzo dużo informacji o zasobach, czy też opóźnieniach i ewentualnych wpływach na inne zadania w momencie wystąpienia takowego opóźnienia. Jeżeli wprowadzimy także odpowiednio koszty zasobów, które są wykorzystywane w danym projekcie, będziemy mieć również to, co w bardzo dużej części projektów interesuje sponsora, czyli koszt wyrażony w osobogodzinach lub wybranej walucie.
Takie korzyści otrzymujemy z wykorzystywania desktopowej wersji Microsoft Project. Oczywiście budowa dobrego harmonogramu nie jest łatwą sprawą. Warto jednak podejść do tego rzetelnie, ponieważ jego poprawność procentuje w późniejszym czasie, kiedy kierownik projektu lub wyznaczona osoba (nazywamy ją operatorem aplikacji 😊), wprowadza zmiany, raportuje postęp i czerpie informacje z wyników prezentowanych przez oprogramowanie.
Czego spodziewać się po wersji chmurowej
Wszystkiego tego, co niełatwo jest uzyskać w desktopowej. Czyli przede wszystkim aktualnej informacji o zasobach i ich zajętości oraz bieżącej wymiany tej informacji z członkami zespołu, łatwe generowanie raportów przez poszczególne, uprawnione do tego osoby i wiele innych.
Opinie o wersjach MS Project
Ile ludzi, tyle opinii. Zebraliśmy kilka opinii użytkowników, którzy wykorzystują MS Project w swojej codziennej pracy. Jednym przydaje się niewielki procent możliwości narzędzia, innym większość funkcji oferowanych przez MS Project.
Aktualnie korzystam z wersji MS Project 2019 w wersji Professional. Uważam, że jest to najlepsza wersja, która w połączeniu z usługą Project Online pozwala zarządzać projektami zwinnymi. Ma bardziej dopracowane raporty i staje się coraz bardziej intuicyjna, a biorąc pod uwagę fakt że można kupić ją w formie usługi plan 3, za ok 45$/MSC to staje się ona bardzo dostępna. Dostajemy w tym również wszystkie funkcjonalności Project Serwera (a nawet więcej) za ułamek ceny. – Andrzej, firma informatyczna
W naszej firmie jest duża dowolność jeśli chodzi o przygotowanie harmonogramów. Wybór narzędzia należy do Project Managera. Posiadamy 9 licencji MS Project 2019 Professional. Wymieniamy się nimi w zależności od potrzeb. MS Project wykorzystywany jest najczęściej do planowania strategicznego. Zapisujemy tam główne zadania na czas trwania projektów. Szczegółowe zadania przydzielane są już w Jirze. Wyjątkiem są sytuacje kiedy dostawca zewnętrzny korzysta z harmonogramów przygotowanych w MS Project. Jest to wówczas wskazówka dla PMa, że również powinien bazować na tej aplikacji. – Bartek, firma motoryzacyjna
Ja korzystam z MS Project 2019 Professional. Daje mi on możliwość zrobienia planu projektu wraz z kosztami projektu i kamieniami milowymi, bo do każdej osoby w projekcie można przypisać jej godzinową stawkę. W szczególności czasami odpowiadam za składanie wniosków do NCBiR, gdzie np. trzeba podać szczegółowy harmonogram dwóch równoległych projektów, ze współdzielonymi ludźmi na przestrzeni 3 lat, wraz z kosztami każdego pojedynczego zadania. Trzeba się napracować z 3 godziny w MS Project z czymś takim, ale każda złotówka jest policzona i łatwo można sobie prognozować “co będzie jak zmienię koszt 1 człowieka”.
I to jest dobre w Project: od razu masz podane koszty i od razu Project krzyczy, jeśli są niespójności w harmonogramie (przykład 1: jeden człowiek ma równolegle zaplanowane 3 zadania w tym samym czasie, każde konsumujące go na 100%). Poza tym nie każdy projekt można poprowadzić zwinnie, w publicu PRINCE2 nadal jest standardem. Sebastian, firma informatyczna
To która wersja jest dla mnie?
Ta, która odpowiada Tobie a przede wszystkim Twojemu zespołowi 😉 W każdej firmie czy zespole projektowym są inne potrzeby. Jednak fundamentalna wiedza jak zbudować poprawnie projekt w aplikacji Microsoft Project i jak z niego potem korzystać otworzy Ci oczy na dalsze, podejmowane wybory w tematyce oprogramowania wspomagającego Twój projekt.
Autorzy: Agata Rejdych-Opałka & Marcin Cisowski
