Jak usprawnić Retrospektywę? Praktyczne porady

Zgodnie z założeniami metodyki Scrum, prace nad projektem powinny przebiegać w Sprintach zakończonych Retrospektywą. Jej celem jest określenie sposobów służących podniesieniu jakości i efektywności działań zespołu. W poniższym artykule znajdziesz wskazówki, które pomogą ci przeprowadzić Retrospektywę tak, aby przyniosła jak najwięcej korzyści.

Czym jest Retrospektywa?

Retrospektywa (ang. Sprint Retrospective) to podstawowe spotkanie scrumowe będące ostatnim etapem Sprintu. Powinno być prowadzone przez Scrum Mastera przy współudziale całego zespołu. Czas jego trwania jest zróżnicowany i dostosowany do długości Sprintu. Zgodnie z Przewodnikiem po Scrumie, miesięczny Sprint powinien kończyć się maksymalnie trzygodzinną Retrospektywą. 

Spotkanie to jest okazją do omówienia zakończonego Sprintu, sprawdzenia działań zespołu i określenia, co należy zmienić, aby kolejny cykl był bardziej efektywny.

Co ważne, Retrospektywa to nie to samo co Sprint Review. Podczas gdy oba spotkania mają miejsce po zakończeniu iteracji, ich sens jest nieco inny. Sprint Review poprzedza Retrospektywę i koncentruje się na wskazaniu tego, co już zostało zrobione i co powinno być zrealizowane w następnej kolejności. Retrospektywa sięga głębiej, jej cele są szersze.

Cele Retrospektywy

Zgodnie z Przewodnikiem po Scrumie (ang. Scrum Guide) „celem Retrospektywy jest planowanie sposobów na podniesienie jakości i efektywności”. Chodzi o pomoc zespołom w ciągłym ulepszaniu ich pracy poprzez refleksję na temat dotychczasowych działań.

Aby ułatwić ten proces, Norman Kerth (twórca idei Retrospektywy) zaproponował cztery kluczowe pytania, które powinny paść w trakcie każdego zakończenia Sprintu:

1. Co zrobiliśmy dobrze?

2. Czego się nauczyliśmy?

3. Co następnym razem powinniśmy zrobić inaczej?

4. Co nas jeszcze zastanawia?

Udzielenie na nie szczerych odpowiedzi to prosta droga do osiągnięcia sukcesu: wskazania osiągnięć, zdefiniowania przyczyny niepowodzenia oraz znalezienia sposobu na poprawę sytuacji.

Nie zawsze jednak wszystko przebiega tak szybko i sprawnie.

Jakie wyzwania niesie ze sobą przeprowadzanie Retrospektywy? 

Powiedzmy sobie to szczerze – wielu pracowników nie lubi Retrospektywy. Zdarza się, że zespoły z niej rezygnują, organizując jedynie Sprint Review. Problem polega na tym, że nie zawsze Retrospektywa przeprowadzana jest w odpowiedni sposób, przez co zespół nie wierzy w jej założenia.

Jeśli każda Retrospektywa zawsze wygląda tak samo, jest monotonna, nie wnosi nic do projektu i nie niesie ze sobą żadnych faktycznych usprawnień, to trudno będzie przekonać pracowników, że jest to niezbędny element Sprintu.

Są jednak wskazówki, które mogą pomóc w usprawnieniu Retrospektywy. 

Retrospektywa – dobre praktyki

  • Gdy podsumowanie Sprintu odbywa się raz w miesiącu, łatwo zapomnieć o wszystkim, co się działo przez ten czas. Dobrą praktyką jest spisywanie uwag w jednym miejscu uwag na bieżąco.  
  • Aby zachęcić wszystkich pracowników do wyrażenia swojej opinii, uniknąć dominacji jednej osoby w czasie spotkania czy zapobiec milczeniu na sali, można użyć tzw. Retro Box’a. Pomysł jest prosty – przez cały Sprint każdy może wrzucić do ogólnodostępnego pudełka anonimową karteczkę z uwagami, które będą odczytywane podczas Retrospektywy.
  • Retrospektywa nie musi być oficjalnym, poważnym spotkaniem. Może (a nawet powinna!) odbywać się w luźnej atmosferze. Warto pamiętać, że zamówienie pizzy dla wszystkim jest zawsze dobrym pomysłem. 
  • W Retrospektywie powinni uczestniczyć wszyscy członkowie zespołu, Scrum Master i Product Owner. Każdy pracownik inaczej patrzy na daną sytuację, ma inne wnioski i różne problemy. Przyglądanie się projektowi z tak wielu różnych perspektyw jest niezwykle cenne w procesie jego usprawniania.
  • Retrospektywa musi mieć strukturę i ustalony wcześniej przebieg. Powinna składać się z etapów takich jak np. zebranie danych, spostrzeżenia i zaplanowanie akcji, czyli upraszczając, ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia. W przeciwnym wypadku pracownicy będą mieli poczucie chaosu.
  • Każdy z uczestników spotkania powinien wyjść z niego ze świadomością tego, co zostało zrobione źle i co należy poprawić. Wszystko to powinno być jasno i wyraźnie powiedziane.
  • Istnieje wiele łatwych do przeprowadzenia w praktyce technik na urozmaicenie Retrospektywy. Opierają się one na grach i zabawach, a na celu mają maksymalne zaktywizowanie uczestników i urozmaicenie rutyny. Mogą to być na przykład specjalnie przygotowane karty czy gry planszowe. 

Klucz do sukcesu

Na wprowadzenie Scruma decydują się różne firmy, różne zespoły, tworzone przez różnych ludzi. Każdy z tych elementów ma własne środowisko, działa inaczej, ma swoje cele. Łączy je jedno – chęć usprawnienia procesu.

Odpowiednio przeprowadzona Retrospektywa pomaga zrealizować ten plan. Warto więc starać się, aby pracownicy czuli, że ma ona sens i wiele wnosi do ich pracy. A kiedy zobaczą, że spotkania przynoszą wymierne rezultaty, zrozumieją, że gra jest warta świeczki.

Jeśli macie wnioski dotyczące Retrospektywy, jej dobrych i złych praktyk, podzielcie się nimi w komentarzach. Jesteśmy ich bardzo ciekawi!

Dodaj komentarz

15 − 5 =