„To już pora na Wigilię, to już czas”…Zaraz, zaraz, ale jak się do tej Wigilii i Świąt przygotować, żeby nie zwariować? Każdego roku w grudniu ogarnia nas świąteczny szał. Czy można do tego tematu podejść projektowo? Czy jesteś w stanie zostać Świątecznym Project Managerem? Oczywiście. Pamiętaj, że nie jesteś w tym projekcie sam. Stwórz swój wymarzony zespół. Przecież mąż, żona, partner, partnerka, dzieci, rodzice, przyjaciele mogą być fantastycznymi członkami twojego Zespołu Projektowego.
Zwinne projekty wymagają planowania, dlatego otwórz kalendarz, stwórz na lodówce tablicę, napisz na kartce (jak lubisz) i zacznij planować. Zbierz swój zespół i podzielcie się pracą. Plan świątecznych przygotowań u większości z Was będzie wyglądał bardzo podobnie. A co macie do zrobienia? Porządki, lista osób, które zaprosicie na Wigilię i świąteczny obiad, wstępne menu, prezenty, zakup dekoracji i produktów spożywczych.
Bliżej swiąt zaplanuj już lepienie pierogów, uszek, możesz upiec pierniczki (tylko uwaga… schowaj, bo nie dotrwają do świąt 😊), udekoruj mieszkanie, wyślij kartki itd.
Zobacz jak świetnie Ci idzie. Teraz ostatnia prosta i można zacząć świętować. Przed Tobą ostatnie zakupy, jeszcze trochę gotowania i pieczenia, ubieranie choinki, jeszcze tylko ogólne ogarnięcie domu i ufff dojechaliśmy do końca. Teraz usiądź przy zapalonej choince, przykryj się mięciutkim kocykiem. Zbierz swój zespół, zrób cieplutkie kakao, albo grzane wino. Jesteście super! Jutro Wigilia.
A teraz spróbujcie spojrzeć na swoje świąteczne przygotowania od strony teoretycznej. Choć nawet tego nie wiecie, działaliście według zwinnych metod zarządzania. Świąteczny Project Managerze zobacz kilka podstawowych zasad Agile.
- DOSTARCZAJ NA CZAS. Masz wyznaczony deadline 24 grudnia – Wigilia. Projekt musi być gotowy i możliwy do wdrożenia. Nie masz żadnej tolerancji czasowej ani możliwości przesunięcia. Chcesz czy nie, Wigilia jest 24 grudnia.
Musisz zadbać o to, żeby wszyscy dotrzymywali ostatecznych terminów. W końcu przed Wami zakup prezentów, dekoracji, artykułów spożywczych. Piernik musi być nastawiony w odpowiednim momencie, zakwas na barszcz potrzebuje czasu – jeśli nie przygotujecie go we właściwym dniu pozostanie Wam barszcz z kartonu. Trzeba kupić karpia, rozmrozić uszka (nie śmiejcie się, w zeszłym roku o tym zapomniałam i na szybko trzeba było działać 😊)
- BUDŻET. Jest sztywny i nie do ruszenia, tak samo jak data startu realizacji projektu. Ustalasz go na samym początku. Zakładasz, że możesz wydać na wszystko X zł. Nie znasz jeszcze cen pojedynczych produktów, ale już wiesz, ze wyznaczonej kwoty całościowej nie przekroczysz. Działasz tak, żeby budżet się spiął. Zepsuł Ci się mikser. Trudno. Masz kilka opcji. Możesz kupić nowy, ale stracisz ze swojego budżetu np. 300 zł. Będziesz mieć o tę kwotę mniej np. na prezenty, dekoracje itd. Możesz pożyczyć urządzenie od kogoś albo zrezygnować z przygotowania potrw, do których potrzebujesz mikser. Niezależnie, którą opcję wybierzesz finalna kwota X zł musi się zgadzać. Chyba, że sponsor postanowi dołożyć do budżetu, ale to już poważna decyzja biznesowa.
- WSPÓŁPRACUJ I WSPIERAJ WEWNĘTRZNĄ MOTYWACJĘ WSPÓŁPRACOWNIKÓW. Zachęcaj innych do zaangażowania się w projekt i buduj kulturę wspólnoty zespołu. Zaangażuj bliskich do pomocy w przygotowaniach. Każdy ma jakąś umiejętność i chce być pomocny. Daj szansę nawet dzieciom. Niech próbują. Co z tego, że rozsypią mąkę, wyleją szklankę mleka. Pierniczki zrobione ich małymi rączkami będą najpiękniejsze i najsmaczniejsze. Niech twój facet umyje okna. Co z tego, że Ty zrobisz to lepiej, a on zostawi kilka smug. Wesprzyj go. Niech babcia upiecze ciasto, poczuje się ważna i potrzebna. Przykłady można mnożyć. Ty zdejmiesz z siebie część ciężaru przygotować, a inni będą mieli satysfakcje, że przyczynili się do realizacji projektu.
- JAKOŚĆ. Nigdy nie idź na kompromis w kwestii jakości. Uzgodnij jej poziom na samym początku i przestrzegaj go. Święta są raz w roku i mają być wspaniałe. Bardzo obrazujący przykład: zapraszasz na Wigilię teściową. Wiesz, że nie lubi ości w karpiu. Szukasz długo odpowiednio wyfiletowanej ryby. W końcu ją masz, ale jej cena jest dużo wyższa niż innych karpi. Co robisz? Pamiętaj o jakości. Myślę, że dobrze kombinujesz. Zastanawiasz się, że może na tą rybę warto wydać więcej, żeby było idealnie. Możesz przecież zaoszczędzić na czymś innym.
- ELASTYCZNOŚĆ. Masz deadline, masz konkretne rzeczy do zrobienia, musisz zadbać o jakość. Ale kto powiedział, że nie możesz kupić droższej ryby, a w zamian tańszych serwetek i mniej świeczek. Twój budżet jest sztywny, ale w jego granicach możesz „żonglować” produktami. Planowałeś kupić nowe talerze, wliczyłeś ten zakup w budżet, ale w między czasie znalazłeś piękną lalkę dla córki, wymarzoną torebkę dla żony albo pojawiła się właśnie nowa edycja gry na konsolę dla twojego chłopaka. Nie ma problemu. Nie musisz przecież kupować nowych talerzy. Te stare są całkiem dobre. Kup prezent. Ważne, że budżet się spina. A dodatkowo uszczęśliwisz bliską osobę. 😊
Jesteś agile, choć wcale o tym nie wiedziałeś.
Wesołych Świąt!
Autorka: Agata Rejdych-Opałka
