Czym jest facylitacja?

Facylitacja – wiedza, umiejętności, sztuka czy ściema?

Ile razy byłaś/byłeś na spotkaniu, które ciągnęło się przez pół dnia, chociaż temat dałoby się zaopiekować w godzinę? Ile razy uczestniczyłaś/uczestniczyłeś w spotkaniach, które w ogóle Ciebie nie dotyczyły? Ile razy wychodziłaś/wychodziłeś ze spotkania z poczuciem, że ostatnie trzy godziny dyskusji nie doprowadziły was do żadnych konkluzji? A zdarzało Ci się być na spotkaniu zdalnym, gdzie wszyscy mieli wyłączone kamery, a w interakcję wchodziły dwie osoby z dziesięciu “obecnych”? Czy pamiętasz spotkania bez agendy, celu, struktury i notatki po? Założę się, że dziesiątki.

Dlatego nikt nie powie mi, że umiejętność facylitacji to nikomu niepotrzebna ściema. Możemy spierać się, czy rozmawiamy tutaj o umiejętnościach twardych czy miękkich, co jest najważniejsze w facylitacji lub która szkoła jest najlepsza.  Nie ma jednak wątpliwości, że kompetencje związane z planowaniem, prowadzeniem i ewaluacją spotkań i warsztatów są na wagę złota.

Skąd zatem społeczne przeświadczenie, że facylitacja to nic specjalnego? Spotkania i warsztaty są najbardziej naturalną i podstawową rzeczą w biznesie. Tak bardzo, że managerowie często żyją w przeświadczeniu, że to po prostu “się zrobi”. Co więcej, skoro organizator wie, po co zwołuje spotkanie, to zapewne wie, jak je poprowadzić… I tutaj właśnie dochodzimy do sedna.

Planowanie, struktura, określanie celów spotkania.

Jako organizatorzy i uczestnicy spotkań przede wszystkim skupiamy się na tym, co chcemy wypracować podczas spotkania – czyli na rezultacie. Chcemy uzyskać pewne informacje lub je przekazać, mamy swoje indywidualne założenia, cele, dane, potrzeby. Chcemy, żeby nasza opinia została usłyszana, czasami kosztem innych, bywamy subiektywni. Chociaż chcemy doprowadzić do konsensusu, to mamy różne punkty widzenia i co innego jest dla nas ważne. A czym więcej osób na sali, tym trudniej nad tym wszystkim zapanować.

To wszystko wymaga struktury. Odpowiedniego zaplanowania, określenia jasnych celów spotkania, dopasowania najlepszych sposobów wspólnej pracy oraz odpowiedniej ilości czasu, umiejętności zidentyfikowania interesariuszy, którzy powinni być na takim spotkaniu. Stworzenia szczegółowej agendy. A następnie umiejętnego dostosowywania planu w zależności od tego, co faktycznie wydarzy się podczas spotkania. Sprawnego zarządzania czasem, konfliktami na sali, nowymi wątkami, dyskusjami, zaangażowaniem poszczególnych osób, energią, danymi, które się pojawiają, powiązaniami, itd…

Sztuka Facylitacji

I tego wszystkiego da się nauczyć, bo to jest właśnie sztuka facylitacji. Facylitacja zajmuje się procesem, czyli odpowiada na pytanie jak mamy dojść do rezultatu, który określiła sobie grupa w ramach danego spotkania. Jest zagadnieniem trudnym i wszechstronnym, ponieważ wymaga znajomości technicznych metodyk pracy, kompetencji związanych z miękkimi aspektami działania z ludźmi, a także odpowiedniego profilu osobowego, który wzmacnia pewność siebie, radzenie sobie w stresie oraz otwartość na zmiany. Za to przynosi doskonałe efekty.

Spotkania są integralną częścią każdego biznesu, a organizacje wciąż mają problem z tym, żeby czas na nich spędzony był efektywny. W firmach brakuje osób, które mają kompetencje facylitatora oraz brakuje dobrze opisanych procesów i metodyk, które pozwalają taką wiedzę wśród pracowników szerzyć. Z tego powodu dobry facylitator jest na wagę złota, a umiejętność sprawnego, efektywnego, charyzmatycznego prowadzenia spotkań – powinna być na pierwszym miejscu kierunków Twojego rozwoju.

 

Autorka: Urszula Wawrzeniuk – facylitator, praktykujący Agile Manager; We wześniu poprwoadzi warsztat facylitowany dla uczestników Agile Corporate, organizowanej przez Mindstream.

Dodaj komentarz