Poznaj najczęstsze powody porażki wdrożenia Agile i kilka pomysłów jak zapewnić sobie skuteczność wprowadzenia Agile do swojej organizacji.
Nieznajomość Agile szkodzi! Bądź mądry, bądź Agile!
Takie hasła obiły się o moje uszy w ostatnich dniach. Trudno doszukiwać się w nich większego sensu, a przynajmniej ja nie potrafię. Agile stało się modne. To niezaprzeczalny fakt. Firmy mówią, ja też tak chcę, też chcę być Agile! Tylko po co?
Agile nie jest dla każdego. Tak jak nie każdy potrzebuje do swojej pracy sztucznej inteligencji, wsparcia psychologa czy specjalistycznych narzędzi i maszyn. W tym artykule mówię o Agile lub zarządzaniu zwinnym, mając nam myśli to samo.
Czym jest zwinność w organizacji
Wśród kadry zarządzającej i zespołów to stan umysłu. Szybkiej odpowiedzi na zmieniające się warunki, szybkiego i elastycznego działania i podejścia, zwinnej adaptacji do wymagań czy pokonywania przeszkód. Organizacja zwinna to miejsce gdzie promowana jest kultura otwartości, przejrzystości działań i decyzji oraz szacunku. Przestrzeń, w której ludzie naturalnie i chętnie się uczą, usprawniają swoje działania i dopasowują się do zmieniających warunków i wymagań.
Agile powstało w środowisku programistycznym i dla projektów programistycznych. Adaptacja zwinnego podejścia do zarządzania projektami w innych środowiskach czy obszarach rodzi zwiększone ryzyko niepowodzenia. Co absolutnie nie oznacza, że zarządzanie zwinne jest zarezerwowane tylko dla projektów z branży IT.
Zobacz nasze szkolenia Agile
Utrudnienia we wdrażaniu Agile
Przyjrzyjmy się zatem najważniejszym przeszkodom na jakie możesz napotkać planując wdrożenie w Twojej organizacji.
Brak potrzeby
Pomysł na organizację zwinną jest efektem mody lub działań konkurencji, a nie faktycznej potrzeby wprowadzenia zmian. Twoja organizacja działa obecnie sprawnie, zdobywa klientów, dostarcza projekty na czas, jest dochodowa. Kultura organizacyjna wspiera naukę, wymianę wiedzy i promuje współpracę. Nie widzisz potrzeby zmiany, ale chcesz być na czasie i wdrażasz nie odpowiadając na pytanie: Po co? Do czego jest nam to potrzebne? Jak Agile może nam pomóc w dostarczaniu korzyści biznesowych dla naszych klientów?
Niejasna misja, wizja, nieokreślone korzyści
W efekcie braku potrzeby wdrożenie Agile nie wspiera Twojej misji i wizji organizacji. Bez określenia korzyści, zrozumienia wartości i określenia celu wdrożenie jest utrudnione. Nie wskazując drogi managerom, kierownikom, członkom zespołów nie wspierasz zmiany, nie zachęcasz i nie motywujesz. To Ty, jako właściciel, wskazujesz kierunek działań i wspierasz lub nie najważniejsze zmiany w organizacji i kulturze organizacyjnej.
Droga na skróty
Ze względu na oszczędność czasu lub pieniędzy decydujesz się na niepełne wdrożenie tylko wybranych praktyk i działań oraz narzędzi. Ludzie nie odbierają tego jako zaproszenia do zmiany dotychczasowych nawyków. Nie zmienisz kultury organizacyjnej w swojej firmie.
Ograniczająca kultura organizacyjna
Obecna kultura organizacyjna w Twojej firmie nie wspiera kultury Agile. Nie ma obecnie miejsca na prawo do błędu, otwartej współpracy, szybkiej komunikacji i działania.
Niewłaściwa komunikacja
Brak rzetelnej i konkretnej informacji z góry organizacji. Ludzie nie czują się włączeni w proces wdrożenia zmiany, nie rozumieją powodów wdrożenia, nie widzą korzyści. Zmiana zostaje im narzucona przez najwyższy szczebel zarządzania organizacją. Niewidoczne jest wówczas wsparcie i zaangażowanie osób decyzyjnych w firmie.
Brak gotowości do zmiany
W efekcie niewłaściwej komunikacji ludzie obyci i doświadczeni w dotychczasowych procesach, procedurach i narzędziach nie są gotowi na zmiany. Nie rozumieją zmiany wymaganej przez organizację. Niechętnie testują, próbują, uczą się i zdobywają nowe doświadczenia. Ludzie nie są ciekawi nowych rozwiązań. Brak otwartości i gotowości do zmian. Brakuje elastyczności w zespołach do testowania nowego.
Brak przewodnika w zmianie
ako właściciel decydujesz się zrobić wszystko sam. Wysyłasz zespół na szkolenie i żądasz wdrożenia nowych praktyk. Nie inwestujesz w specjalistów, doradców, przewodników w zmianie, np. w postaci Agile Coacha. Brak właściwego wsparcia na poziomie organizacji, programu, projektu czy zespołu utrudnia właściwe wdrożenie. Możliwe, że wpadasz wtedy w pułapkę drogi na skróty. Twój zespół nie znajduje odpowiedzi na pytania i wątpliwości. Wdrożenie zatrzymuje się na pewnym etapie i zespół wraca do starych sprawdzonych nawyków i praktyk.
Niezrozumienie zależności i krótkoterminowych skutków wdrożenia
Jako właściciel zmiany pamiętaj o tymczasowym spadku produktywności Twoich zespołów projektowych. Ludzie i zespoły ucząc się nowych rzeczy mają mniejszą wydajność. Praca jest wolniejsza, zwiększona jest uważność na prawidłowe wykonywanie nowych umiejętności. Zwiększa się liczba zapytań i konsultacji w zespole. Zespół szuka eksperta, przewodnika, mentora. Okaż swoje zrozumienie i zapewnij wsparcie, którego potrzebują. Nie można tego etapu uniknąć, można go co najwyżej skrócić zapewniając odpowiednią przestrzeń do nauki i wdrażania nowych praktyk i narzędzi.
Lęk przed nauką
Ludzie dorośli, mają dużo większe opory przed nowym niż dzieci. Boimy się, że sobie nie poradzimy, obawiamy się oceny innych osób. Paraliżuje nas strach, gdy tracimy bezpieczeństwo w nowych warunkach i nowych sytuacjach. Pomocne w przezwyciężeniu tych obaw jest poznanie korzyści, drogi, którą mamy przejść, celu do którego zmierzamy. Brak zbudowania bezpieczeństwa przed i w trakcie projektu wdrożenia Agile, znaczącą zwiększa ryzyko porażki. Brak wówczas motoru napędowego w zespołach do nauki i wprowadzania zmian.
Sabotaż wewnętrzny
Niezrozumienie na czym ten Agile polega, niezaopiekowanie niepewnością i poczuciem straty mogą uruchomić bunt na pokładzie statku. Twój zespół sam będzie utrudniał i sabotował wdrożenie Agile. Wiedza nabyta na szkoleniach nie będzie wprowadzana w życie. Będą to świadome zachowania całych zespołów.
Niezaopiekowane relacje z klientem
Pojawiają się tutaj dwie perspektywy. Z jednej strony pozwolenie na ciągłe zmiany w projektach, nieumiejętne podążanie za właściwym określeniem wymagań klienta. Co rodzi frustrację po obu stronach. Klient nie potrafi określić czego chce i nie otrzymuje wsparcia w tym temacie. Zespół projektowy otrzymuje często sprzeczne instrukcje, a praca traci wartość. Z drugiej strony, pojawia się klient, który jest odcinany od zespołu projektowego, nie czuje się wysłuchany, zaopiekowany. W efekcie klient i zespół wracają do starego modelu współpracy, który działał i dawał poczucie bezpieczeństwa.
Jak to wszystko zrobić, aby wdrożenie Agile było skuteczne?
- Wdrażaj zwinnie. Rozpocznij na pilotażowym, niezbyt dużym projekcie. Przyjdzie jeszcze czas na wdrożenie Agile w całej organizacji. Nie od razu Rzym zbudowano.
- Komunikuj wizję i korzyści. Na początku i w trakcie wdrożenia. Bądź obecny, rozmawiaj z zespołami, albo deleguj do tego odpowiednią osobę. Odpowiadaj na bieżące potrzeby swojego zespołu. Daj im poczucie bezpieczeństwa. Pokazuj drogę, przypominaj o korzyściach.
- Spójne podejście. Niech cała organizacja mówi jednym językiem. Kierownicy na wszystkich szczeblach powinni rozumieć potrzebę zmian, wspierać ją i zachęcać do zmiany.
- Szkolenia i warsztaty formalne. Wiedza dostarczana przez zewnętrznych dostawców usług, specjalistów w temacie Agile. Opracujcie razem plan wdrożenia. Dostarczcie wartościowe, merytoryczne i dopasowane do potrzeb Twojej organizacji treści.
- Wykorzystaj wiedzę i potencjał w organizacji. Wykorzystaj wiedzę i zasoby w Twojej organizacji. Zatrudnij Agile coacha, który będzie dostarczał szkolenia cykliczne i pracował z zespołami i kierownikami różnych szczebli. Odpowiadaj na wypowiedziane (i czasem nie) potrzeby zespołów w trakcie wdrożenia. Wewnętrzny specjalista, z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem znacząco wzmocni szanse wdrożenia. Pozwól innym specjalistom szkolić wewnątrz organizacji.
- Wsparcie ekspertów i konsultantów. Wykorzystaj wiedzę ekspertów, korzystaj z ich doświadczenia. Przekażą nie tylko teorię, systemy i narzędzia, ale pokażą również najlepsze praktyki motywacji zespołów.
- Korzystaj z doświadczenia i sukcesów innych. Wyszukuj i dziel się z zespołami sukcesami innych firm wdrażających Agile. Zaproś specjalistów w tej dziedzinie. Zaproś gości na pogadanki z zespołem. Ukończone skutecznie wdrożenia innych podnosi morale i wiarę w sukces adaptacji Agile również w Twojej organizacji.
- Pozytywne nastawienie. Połowa sukcesu do nastawienie do projektu, którego się podejmujemy. Pozytywna energia i nastawienie są zaraźliwe. Zadbaj o epidemię nastawienia na sukces w swojej firmie przed wdrożeniem Agile.
Podsumowując, Agile nie jest zarezerwowane dla wszystkich. Nie musisz być Agile, by skutecznie zarządzać projektami. Bez zmiany kultury organizacyjnej nic się nie zmieni, bez względu na pieniądze zainwestowane w szkolenia i warsztaty. Zmiana nawyków, mentalności ludzi i zespołów to jedna z największych, jeśli nie największa przeszkoda w drożeniu zarządzania zwinnego.
Znając ten sekret, możesz to zrobić. Agile jest prosty, choć nie jest łatwy. Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą we wdrożeniu. Trzymam kciuki. Powodzenia!
Kasia Więckowska
