Jak wykorzystać Symulacje biznesowe online w szkoleniu Design Thinking
Z tego artykułu dowiecie się jak powstała wersja online symulacji biznesowej Grand Hotel. Zobaczycie, jak efektywne może być szkolenie online z Design Thinking. Krok po kroku dowiecie się czym jest Design Thinking i jak wykorzystać ten proces do rozwiązywania problemów.
W pewne poniedziałkowe popołudnie przyjechałem do Warszawy. Miałem poprowadzić w tym tygodniu szkolenia dla dwóch klientów z dwóch różnych tematów. Wtorek i środa miały dotyczyć zarządzania zespołem projektowym, natomiast czwartek i piątek miały rozpocząć cykl szkoleń z Design Thinking z grą Grand Hotel, którą przygotowałem specjalnie na tę okazję. Wsiadając do pociągu relacji Kraków Główny – Warszawa Centralna byłem objuczony jak najsilniejszy koń pociągowy. Kilka toreb podróżnych i walizek wypełnionych było niezbędnymi akcesoriami potrzebnymi przede wszystkim do poprowadzenia gry. Uczestnicy mieli wcielić się w rolę projektantów innowacyjnego hotelu w całości opartego na potrzebach przyszłych klientów. W realizacji tego celu pomóc im miał właśnie proces Design Thinking, który w dużej mierze kojarzony jest z budowaniem makiet prototypów. Dlatego wspomniane torby wypełnione były rurkami PCV, gąbkami przemysłowymi, papierem, taśmami klejącymi, pisakami, drewnem, metalowymi nakrętkami, klockami, bibułą i wieloma innymi materiałami, z których gracze mogli zbudować makiety swoich pomysłów. Walizeczka, w której znajdowały się wydrukowane i zalaminowane dokumenty potrzebne do gry, w porównaniu do tych wszystkich toreb nie wydawała się taka duża.
Niestety przewrotny los sprawił, że nie otworzyłem żadnego z tych bagaży. We wtorek prowadząc pierwsze warsztaty dowiedziałem się, że drugi klient odwołał cały cykl szkoleń i już w środę mogę wracać do domu. Był to też dzień, w którym ogłoszono, że dzieci nie pójdą do szkoły a Polska przygotowuje się do lockdownu spowodowanego pandemią Covid-19. Gdy wróciłem do Krakowa odstawiłem ciężkie torby z materiałami w przysłowiowy kąt, nie wiedząc czy jeszcze z nich kiedykolwiek skorzystam. Był to czas ogólnej niepewności i obaw o przyszłość, również zawodową. Są jednak takie chwile, tacy klienci i takie relacje, które dają nam nadzieję, że będzie dobrze. Tak było też w tym wypadku, ponieważ kilka tygodni później dostałem informację, że klient wciąż chce przeprowadzić ten cykl szkoleń, jednak w całości w formie zdalnej. Miałem niewiele czasu by dostosować swoją grę do nowych potrzeb. Jednak przede wszystkim musiałem odpowiedzieć sobie na pytanie czy jest w ogóle możliwe przeprowadzenie praktycznych warsztatów z Design Thinking w formie online przy wykorzystaniu zespołowej, konstrukcyjnej gry. Skoro piszę ten tekst to odpowiedź na to pytanie brzmi: tak.
Więcej informacji o symulacji Grand Hotel
Czym jest Design Thinking?
Osią całej gry, a co za tym idzie również całego szkolenia, był proces Design Thinking spopularyzowany przez stanfordzką d.school. Proces ten składa się z pięciu etapów, które mają doprowadzić do stworzenia produktu spełniającego potrzeby klientów. W moim przypadku tymi klientami mieli być przyszli goście innowacyjnego hotelu a tym produktem właśnie Grand Hotel.
Fazy Design Thinking
I Faza – empatyzacja
Pierwszą fazą procesu Design Thinking jest empatyzacja. Zadaniem graczy miało być zatem poznanie potrzeb klientów. W rolę wybranych klientów np. rodziny na wczasach, fana sportów ekstremalnych czy przedstawiciela biznesu miałem wcielić się osobiście. Uczestnicy pracując w mniejszych zespołach mieli w pierwszej kolejności przeprowadzać wywiady z przyszłymi użytkownikami. Potrzebowałem zatem rozwiązania, które pozwoli mi połączyć uczestników w zespoły, które będą mogły się widzieć i słyszeć, a i ja będę mógł do nich dołączać od czasu do czasu. Mój wybór padł na Zoom ze względu na jego funkcjonalność wirtualnych pokoi (nie jest to kryptoreklama, ale ten program jest naprawdę idealny do prowadzenia szkoleń). Zatem jeden problem miałem z głowy, ale to był dopiero początek.
Na potrzeby wersji stacjonarnej przygotowałem dwa rodzaje dokumentów do każdej fazy: szablony narzędzi, które zespoły mogły wypełniać w trakcie gry np. Personę czy Mapę Empatii z fazy empatyzacji oraz pigułki wiedzy, czyli opisy wspomnianych narzędzi. Pigułki miały stanowić dla zespołów pomoc w chwilach, gdy mnie, jako trenera, przy nich nie będzie. W wersji online dokumenty te zyskiwały zatem jeszcze bardziej na znaczeniu. Przygotowałem, więc wersje edytowalne oraz wersje do druku i wysłałem je do uczestników jeszcze przed szkoleniem, tak by każdy z nich mógł mieć do nich łatwy dostęp w trakcie zajęć. Miałem zatem zdigitalizowane wszystkie materiały i wybrany program do komunikacji. W fazie empatyzacji zespoły nie tylko przygotowywały się do wywiadów z przyszłymi użytkownikami, ale także przeprowadzały je ze mną (to już odbywało się we wspólnym pokoju by zespoły mogły się wzajemnie inspirować). Następnie przy użyciu dokumentów tworzyły Personę i/lub Mapę Empatii do danego klienta. Przeniesienie pierwszej fazy ze świata realnego do wirtualnego stało się faktem.
II Faza Design Thinking
Druga faza procesu Design Thinking tj. definiowanie problemu, także nie stanowiła dużego wyzwania. Celem poszczególnych zespołów miało być zaprojektowanie Wyzwania projektowego na podstawie przeprowadzonych we wcześniejszej fazie badań i analiz klientów. W tej fazie uczestnicy, także musieli skorzystać z osobnych wirtualnych pokoi w ramach pracy zespołowej, ale musieli też pokazać efekty swojej pracy (oczywiście na dostarczonym szablonie). Na szczęście Zoom też ma na to rozwiązanie w postaci udostępniania ekranu, również przez uczestników. Dzięki temu po zakończonej tej części gry mogliśmy omówić na forum (w końcu Grand Hotel to gra edukacyjna, więc omówienie jest konieczne) stworzone przez każdy zespół Wyzwania projektowe.
III Faza – Generowanie Pomysłów
Od samego początku wiedziałem, że praca nad przeniesieniem do świata online trzeciej fazy, czyli generowania pomysłów, będzie dla mnie dużym wyzwaniem. W tej części gry zadaniem graczy miało być wygenerowanie, jak największej liczby pomysłów rozwiązania problemów klientów przyszłego hotelu, a następnie dokonanie selekcji tych najlepszych. Gracze w dalszym ciągu musieli pracować w mniejszych zespołach przy wykorzystaniu wirtualnych pokoi, ale to było zdecydowanie za mało. Brakowało mi czegoś, co pozwoli na swobodę w wyrażaniu myśli i to w sposób graficzny. Na sali szkoleniowej zespoły miałyby do dyspozycji flipcharty, karteczki samoprzylepne i kolorowe mazaki. Szybki research wśród trenerów dał mi rozwiązanie w postaci aplikacji o nazwie Mural (moje kolejne, pandemiczne odkrycie). Jest to bardzo intuicyjne narzędzie, które pozwala kilku osobom symultanicznie pracować na tzw. muralu, czyli białej tablicy. Do wykorzystania są kolorowe karteczki, kształty, ikony, pola tekstowe. Można załączać własne grafiki, pliki itp. To wszystko z perspektywy uczestnika jest darmowe i nie wymaga rejestracji czy ściągania jakichś plików na własny komputer. I właśnie na przygotowanym przeze mnie wcześniej muralu pracować mieli gracze podczas trzeciej fazy Design Thinking. Zespoły wciąż miały do dyspozycji pigułki wiedzy opisujące techniki pracy kreatywnej, selekcji pomysłów oraz sposoby na tworzenie tzw. story boardów. Wiele murali, które zespoły wykorzystały wówczas do pracy kreatywnej, wciąż robi na mnie wrażenie. Są one kolorowe, pomysłowe i przede wszystkim skupione na przyszłych użytkownikach Grand Hotelu.
IV i V Faza Design Thinking – Prototypowanie i wdrażanie
Choć przeniesienie fazy generowania pomysłów w świat wirtualny wymagało trochę pracy, to jednak prawdziwą zagwozdką było dla mnie przeniesienie dwóch ostatnich faz Design Thinking – prototypowania i testowania. Pamiętacie torby z materiałami potrzebnymi do budowy makiet, które wiozłem przez pół Polski? Z wiadomych względów nie mogłem ich wykorzystać. Co gorsza członkowie poszczególnych zespołów pracowali osobno. Każdy w swoim domu. Jak zatem umożliwić zdalną budowę jednej konstrukcji przez osoby rozsiane po różnych miejscach? Rozwiązanie znalazłem… (uwaga, buduję teraz napięcie) przeprowadzając własny, mini proces Design Thinking. Przeszedłem przez wszystkie fazy by uświadomić sobie, że rozwiązanie jest całkiem proste a do tego nieszablonowe. Gracze z danych zespołów mieli podzielić się pracą, w taki sposób, że każdy z członków zespołu będzie budował osobny prototyp rozwiązania dla klienta zgodnie z ideą Design Thinking. W tym celu mieli wykorzystać materiały ogólnie dostępne w domu każdego z graczy np. materiały papiernicze, spożywcze, zabawki itp. Co za tym idzie, każdy zespół docelowo stworzyć miał kilka wersji prototypu, ewentualnie kilka różnych prototypów. Jak się okazało był to strzał w dziesiątkę. Strzał, który za jednym zamachem rozwiązał też problem testowania tych prototypów. Nie mogłem tego zrobić osobiście, jako użytkownik, ale w rolę testerów wcielić się mieli członkowie rodzin graczy (wciąż trwał w Polsce lockdown). Testy przygotowanych prototypów zgodnie ze scenariuszami testów (opracowanymi podczas szkolenia) odbyły się w ramach zadania poszkoleniowego. Po skończonych testach uczestnicy wysłali ich wyniki do mnie, co pozwoliło mi opracować podsumowania warsztatów.
Sprawdź wszystkie symulacje biznesowe!
