Wprowadzanie zmian jest wpisane w działalność każdej organizacji, bez względu na jej wielkość, budżet czy charakter. Firmy ewoluują w różnym tempie, a transformacje dotykają wielu obszarów, ale to umiejętne zarządzanie zmianą jest kluczem do sukcesu.
Co to jest zarządzanie zmianą?
Zarządzanie zmianą (występujące także pod angielskim hasłem change management) to nic innego jak wdrożenie zasad, metod i rozwiązań innych niż dotychczas obowiązujące, które mają przynieść określone, wymagane przez organizację rezultaty. Możemy powiedzieć, że kryje się pod tym ogół przekształceń firmy, mających na celu poprawę jej kondycji i pozycji rynkowej.
Zmiany mogą dotyczyć różnych aspektów i sfer działalności firmy, a także jej konkretnych działów. Dla przykładu, modyfikacji może ulec metoda prowadzenia projektów jak i sposób kontaktu z klientem. Istnieje kilka powodów, dla których organizacja decyduje się na wprowadzenie zmian:
- czynniki zewnętrzne (np. w obszarze ekonomicznym, politycznym, legislacyjnym lub konkurencyjnym),
- konieczność reakcji na problem w ramach procesów, struktur, osób lub wydarzeń wewnątrz organizacji,
- potrzeba wprowadzenia środka zaradczego, na przykład w przypadku nadchodzących niesprzyjających okoliczności.
Co ważne, zarządzanie zmianą to długofalowy, wieloetapowy i złożony proces, a nie pojedyncza akcja, której rezultaty będą widoczne następnego dnia. Działania wynikające z konkretnych potrzeb są zaplanowane i rozłożone w czasie tak, aby oczekiwany cel został osiągnięty. Dlatego też skuteczne planowanie i wdrażanie zmian nie jest prostym zadaniem.
Jak zarządzać zmianą?
Jak podaje Encyklopedia Zarządzania, możemy wyodrębnić dwa sposoby wdrażania zmian:
- strategię ewolucyjną
- zmiany wprowadzane są metodą małych kroków
- pracownicy są obecni podczas planowania i wdrażania projektu
- dokonanie zmiany wymaga poczucia gotowości do jej podjęcia,
- jeśli kwalifikacje personelu są zbyt niskie, konieczne jest ich stopniowe podnoszenie, co powoduje wzrost wydajności i innowacyjności personelu
- jest to proces bardzo czasochłonny
- strategię rewolucyjną (radykalną)
- zmiany są odgórne, nagłe i nieoczekiwane
- organami decyzyjnymi jest management organizacji, często przy pomocy zewnętrznych doradców
- efekt zaskoczenia niweluje opóźnienia w procesie implementacji zmian
- skupienie się na priorytetach i działaniach skutecznie prowadzi do wyznaczonego celu
- istnieje ryzyko, że ten sposób może spowodować brak akceptacji zmiany przez pracowników, złą atmosferę czy wystąpienie oporu
Powyższe strategie różnią się od siebie, a każda z nich ma zarówno wady jak i zalety. Wybór sposobu działania pozostaje kwestią indywidualną, zależną w dużej mierze od sytuacji, w jakiej dana organizacja się znajduje. Łączy je jedno — w każdym z przypadków konieczne jest przejście przez pięć podstawowych kroków zarządzania zmianą:
I choć te kilka punktów nie wygląda groźnie, to wprowadzenie zmian bywa procesem skomplikowanym i trudnym. Istnieje wiele sposobów, aby zmiana została wprowadzona skutecznie i w miarę bezboleśnie. Poniżej znajdziesz kilka z nich, które naszym zdaniem powinny być wprowadzane zawsze, gdy w organizacji dochodzi do zmian.
Skuteczne metody wprowadzania zmian
Odpowiednia komunikacja na każdym etapie wprowadzania zmiany
Jednym z aspektów wpływających na skuteczność wprowadzania zmian jest komunikacja. Poinformowanie o tym, jak będzie wyglądała transformacja to tylko połowa sukcesu. Pracownicy powinni rozumieć jaki jest jej cel. Pozwoli im to na pełne zaangażowanie się w zmianę.
Aby efektywnie komunikować zmianę, warto trzymać się kilku kroków:
- Informacja o nadchodzących zmianach (w jaki sposób wewnątrz firmy, a w jaki na zewnątrz? jakie kanały będą najlepsze?)
- Uzasadnienie zmiany (dlaczego chcemy ją wprowadzić? jakie będą jej korzyści dla poszczególnych działów i partnerów firmy?)
- Informacja o przebiegu zmiany (zapoznanie pracowników z procedurami, wyjaśnienie kolejnych etapy wdrażania reform, zapewnienie wsparcia)
- Informacja o rezultatach (czy wszyscy wiedzą jak zakończył się proces wdrażania zmian? czy pracownicy mieli możliwość oceny i pozostawienia uwag dotyczących zmian?)
Uważne wsłuchiwanie się w to, co mówią pracownicy
Badania wskazują, że w Polsce 78% pracodawców umożliwia swoim pracownikom wyrażenie opinii na temat restrukturyzacji firmy, ale już tylko 51% z nich wykorzystuje zdobyte w ten sposób informacje do zaplanowania zmian. A przecież wnioski pracowników w kwestiach takich jak wprowadzanie zdań są na wagę złota. Kto zna firmę lepiej jak nie oni?
Zapewnienie szkolenia z zarządzania zmianą
Aby skutecznie zarządzać zmianą, konieczne jest zapewnienie odpowiedniego szkolenia zarówno dla osób planujących zmianę jak i tych pracowników, których ta zmiana dotyczy. Wiedza z zakresu zarządzania zmianą pozwoli na efektywną współpracę oraz pomoże zaakceptować podjęte decyzje. Szkolenie z zarządzania zmianą to inwestycja przekładająca się na lepszą organizację pracy, a tym samym na wyższe wyniki firmy w przyszłości.
Budowanie mapy zmian
Jest to rozwinięcie kwestii odpowiedniej komunikacji. Taka mapa to nic innego jak szczegółowe przedstawienie zmiany. Powinna przedstawiać symulację danej sytuacji, propozycję jej rozwiązania, korzyści, jakie odniesie grupa pracowników po tym, jak dana zmiana zostanie wprowadzona oraz metodyczny plan, według którego będą mogli postępować pracownicy.
Jest dobrze, a może być jeszcze lepiej
W słowie zmiana zawiera się dużo lęku przed nieznanym. Jeśli więc planujesz jakiekolwiek transformacje, to zacznij od pokazania załodze korzyści z nich wypływających. Jeśli będziesz mieć za sobą wsparcie i zrozumienie pracowników, każdy kolejny krok będzie naturalnym etapem w rozwoju przebiegającym bez oporów i trudności.
